Loi 25 sur la protection des renseignements personnels

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

C’est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.

Entité recueillant les renseignements personnels : Centre de Psychologie de la Cité

Renseignements collectés et utilisation 

L’adresse courriel est automatiquement collectée lorsque vous contacter notre entreprise par courriel et lorsque vous remplissez une demande de consultation par l’entremise de notre site web. Les autres renseignements personnels généralement communiqués sont par exemple le nom et le prénom, le numéro de téléphone. Leur transmission demeure à la discrétion des personnes qui nous contactent.

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La collecte de ces renseignements est faite dans le but de pouvoir ensuite communiquer avec vous pour répondre à votre demande et/ou transmettre cette demande à un membre de notre équipe clinique afin de vous offrir un service approprié.

Description des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis

Les renseignements personnels sont collectés via notre adresse courriel à info@centrepsychocite.com (Compte Google pour entreprise), via le formulaire de demande de consultation disponible sur notre site web lorsque la liste d’attente est ouverte (Google Formulaires), ou encore via notre boîte vocale téléphonique au numéro 418-261-1332.

Veuillez noter que les transmissions non cryptées par courriel ne sont pas complètement à l’abri d’un risque d’interception par un tiers.

En communiquant avec nous par courriel de même que par le système de boîte vocale téléphonique (car celui-ci est connecté à notre boîte courriel), vous consentez à ce mode de communication et acceptez les risques qu’il comporte.

Nous nous engageons à faire le maximum pour protéger le contenu des courriels confidentiels. De votre côté, si vous communiquez avec nous par courriel, il sera de votre responsabilité de protéger l’accès à vos appareils électroniques et à vos boîtes de réception de courriels.

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Personnes ayant accès à vos informations personnelles et mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements

Au-delà des administrateurs de l’entreprise ayant accès à notre boîte de réception courriel, les renseignements que vous fournissez par courriel ou par téléphone ne seront communiqués qu’aux membres de notre équipe clinique susceptibles de répondre à votre demande. Ceux-ci sont assujettis aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels. À compter du moment de la transmission de votre demande à un membre de notre équipe clinique, ce membre devient responsable de la protection des renseignements personnels communiqués et veillera à assurer le respect et la mise en œuvre de la loi pour sa clientèle.

À titre d’information, voici les règlements auxquels doivent se soumettre les psychologues en exercice :

• Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues

• Code de déontologie des psychologues

• Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes

Destruction des renseignements personnels de façon sécuritaire 

Une fois la demande de consultation transférée à un membre de l’équipe clinique qui nous confirme qu’elle est prise en charge, le formulaire de demande de consultation est supprimé. Aucun renseignement personnel n’est délibérément conservé par l’entreprise à l’exception des courriels automatiquement conservés dans notre boîte de réception qui seront supprimés périodiquement.

Recherche clinique

Dans certains cas, il se peut que la clientèle du Centre de Psychologie de la Cité se fasse offrir la possibilité de participer à des projets de recherche visant l’avancement des connaissances scientifiques dans notre domaine de pratique et mis en place en collaboration avec des professeurs universitaires. Le cas échéant, un formulaire de consentement détaillé leur sera présenté, celui-ci couvrant entre autres la collecte, la gestion et la protection des renseignements personnels.

Formation professionnelle en psychologie

Le Centre de Psychologie de la Cité peut également organiser des activités de formation professionnelle impliquant de collecter via courriel des renseignements personnels sur les participants à des fins de gestion des inscriptions et de facturation des activités. L’ensemble des données amassées dans ce contexte est conservé dans un appareil et un dossier protégés par un mot de passe. Certains de ses renseignements sont ensuite communiqués à la firme comptable responsable de la facturation des activités de formation, celle-ci étant également tenue de traiter ces renseignements de manière confidentielle et sécuritaire.

Location de bureau pour les membres de notre équipe clinique

Dans le cadre de la location d’espace de bureau pour les membres de notre équipe clinique, certains de leurs renseignements personnels sont collectés via un contrat de location qui est conservé dans un appareil et un dossier protégés par un mot de passe. Avec leur accord, certains de ses renseignements sont également communiqués à la firme comptable responsable de la facturation des loyers mensuels, celle-ci étant également tenue de traiter ces renseignements de manière confidentielle et sécuritaire.

Coordonnées où acheminer toute question relative à la politique de confidentialité, de droit d’accès, de rectification des renseignements personnels ou pour formuler une plainte

La personne responsable de la protection des renseignements personnels pour le Centre de Psychologie de la Cité est Dre Lina Normandin.

Pour toute demande ou question vous pouvez la rejoindre :

• Par courriel : lina.normandin@psy.ulaval.ca

• Par la poste : 1040 Avenue Belvédère, suite 225, Québec (Québec) G1S 3G3.

• Par téléphone : 418-261-1332, poste 3